Não automatizamos tarefas.
Redesenhamos o trabalho.
A melhor automação nem sempre faz uma tarefa mais rápido. Às vezes descobre que essa tarefa não deveria existir. Por isso, antes de construir qualquer coisa, analisamos o processo real, não o documentado, e classificamos cada atividade.
Keep. Automate. Eliminate.
Continua sendo de pessoas
Critério. Negociação. Relação. Responsabilidade. Decisões excepcionais.
Necessário, executado por um sistema
Classificar. Cruzar informação. Interpretar documentos. Atualizar sistemas. Perseguir um pendente. Aplicar uma regra.
Não deveria existir
Dupla entrada. Conciliações evitáveis. Ligações para confirmar o que deveria ser confiável. Relatórios manuais. Aprovações herdadas.
Se o inventário se torna confiável, não automatizamos a ligação entre áreas: a ligação deixa de existir.
Se cada movimento gera status, rastreabilidade e comprovante, não automatizamos a dupla entrada: desaparece.
Seis passos.
Nenhum se pula, e a ordem é o argumento: entender antes de eliminar, eliminar antes de redesenhar, governar antes de implantar.
Understand
Entramos na operação real: shadowing, entrevistas, dados, sistemas, exceções, aprovações. Não partimos do processo documentado, mas do que efetivamente acontece.
Eliminate
Antes de automatizar, simplificamos. Para cada passo: por que existe, o que acontece se desaparece, que risco controla e se esse risco ainda existe.
Redesign
Desenhamos o fluxo futuro. Não otimizamos o diagrama anterior: perguntamos como o trabalho funcionaria se o desenhássemos hoje com sistemas capazes de interpretar, decidir e agir.
Govern
Atribuímos autoridade: Mandates, limiares de autonomia, aprovações, escalonamento e freio geral.
Deploy
Integramos com os sistemas existentes. Não substituímos infraestrutura que funciona: a orquestramos.
Measure
Medimos com o mesmo instrumento da linha de base e traduzimos o resultado em dinheiro com os custos do cliente.
Work Eliminated.
Cada First Deployment reporta não apenas o que melhorou, mas o que deixou de existir: passos eliminados, entradas manuais, comunicações evitadas, conciliações e aprovações que já não são necessárias, relatórios que deixaram de ser produzidos.
Não promete produtividade futura. Conta trabalho que desapareceu.
Sobre as pessoas
A MOU não entra em uma empresa para reduzir headcount. Entra para eliminar trabalho que já não faz sentido.
Se alguém dedica quatro horas diárias a reconciliar informação porque dois sistemas não coincidem e o redesenho faz essa lacuna desaparecer, essas horas são liberadas. O que fazer com essa capacidade, crescer sem somar estrutura, melhorar serviço, absorver volume, decide a organização.
Nós medimos o trabalho liberado.
Vamos começar por um processo.
Trinta minutos com um processo real da sua operação.